正しいやり方、ノウハウを身につけて残業を減らす

正しいやり方、ノウハウを身につけて残業を減らす

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今回は ”ノウハウ” を身につけて、仕事にかかる時間、残業時間を減らす考え方、方法を紹介します。

みなさんが今やっている仕事のやり方は合ってますか?正しい方法が分からないために時間がかかって困っていることはないですか?

頑張ってるのに仕事がなかなか終わらない、終わったと思ったら差し戻されてしまう場合、ノウハウ不足になっている可能性があります。正しいやり方とノウハウを身に付ければ時間効率があがります!

ノウハウ不足の解消方法を知っておくことで、新しい仕事でもノウハウが不足しているために時間がかかってしまうようなことがなくなります。

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1.自分が”ノウハウ不足”か確認してみよう

自分がノウハウ不足か確認してみよう

 

ノウハウ不足はすぐに気づけないことが多いです。自分では合っているつもりでやっていることがほとんどだからです。ですから、周囲の声も大事になってきます。とはいえ、周囲に「僕はノウハウ不足ですか?」とは聞けませんよね?
客観的に判断するために、以下の質問について当てはまるか考えてみてください。

・仕事を終わらせるまでの時間は周囲の人と比べてかかるほうだ
・終わったと思った仕事でも、上司、同僚、関係者から指摘を受けて修正することが多い

この2つのいずれかに当てはまる人は”ノウハウ不足”の可能性が高いです。そんな ”ノウハウ不足” のみなさんに、いくつかの方法を紹介します。

 

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2.仕事は『コピペ』が8割

仕事は『コピペ』が8割

 

なんでも自分でやろうとする人、いますよね。でも、なんでも自分でやらなければならないのでしょうか?

仕事のほとんどは『コピー』&『ペースト』で片付くものがほとんどです。報告書を作成するとなれば近い案件の報告書データを探して、今回用に『アレンジ』すれば早く出来ます。この『アレンジ』が重要で、しっかりと考えて『アレンジ』します。

全てを我流でやる必要は全くありません。仕事は稼いでなんぼです。まずは達成すること、次にスキルアップです。スキルは『コピペ』していれば自ずと自分の身になっていきます。
『コピペ』と『アレンジ』の達人を目指しましょう。

 

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3.自分の状態を正しく把握して、使えるものは使っていく

自分の状態を正しく把握して、使えるものは使っていく

 

「この仕事は任せたぞ!」なんて言われると、できるだけ自力でやり遂げたいと思ってしまいます。でもこの状態、空回りする危険が潜んでいます。時間がかかってもやり遂げる!と意気込む気持ちは大事ですが、結果としてあなたが満足するだけでは問題があります。上司や関係者を巻き込んで手をわずらわせたり、迷惑をかけていたのでは評価は下がるだけです。

仕事というのは、依頼者からの要求に応え、提供した労力や成果物の対価として金銭をいただきます。相手側の満足が大事なことであり、あなたの満足は金銭には変わりません。まずは正しい方法で、正しい達成をすることが大事になります。達成できそうな見込みが見えてくれば、余裕のある時間の中で自分が満足できるように事を進めていけばよいのです。そのためには、先輩や上司の真似をすることが最短最速で仕事を覚えて成果を出す近道となります。

以前の資料の真似やコピペをしたり、先輩や上司に相談することも仕事の上では重要なスキルであることを理解しておきましょう。若いうちは『下手な我流』よりも『上手な真似』の方が成果がでるということを銘じて仕事に励みましょう。

 

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4.ノウハウ不足を解消するためにはどうすればよいか?

ノウハウ不足を解消するためにはどうすればよいか?

 

若い方の場合、取り掛かる仕事は初めてのことが多く、常にノウハウ不足の状態になっています。中堅の方でもノウハウ不足になっている場合もあります。基本的な考え方はわかったとしても、具体的にどうすればよいのかを知識として蓄え、そして実践していく必要があります。以下の具体策を実践することで、ノウハウ不足を解消していきましょう。

 

4-1.師匠を見つけて観察する

手っ取り早いのは、自分の『師匠』を見つけることです。どんな人を師匠とすればよいかというと、所属部署のエース的存在で、仕事を早く片付けて帰っている人です。「弟子にしてください」と申し出る必要はありません。勝手に心の中で師匠にしていまいましょう。

まずは師匠の『仕事の型』をよく観察しましょう。仕事が早く片付くということは、仕事の型として成果が出るような型になっているからです。師匠の仕事の型を観察するのと同時に師匠と仲良くなって、よき相談相手となってもらえるような人間関係を構築しておきましょう。

 

4-2.前任者のノウハウ、人脈をしっかり引き継ぐ

新規の仕事が若い人にまわってくることはあまりありません。ほとんどの場合、新たな仕事は前任者がいることが多いでしょう。前任者からはコツと人脈をしっかり引き継いでおきましょう。

前任者が優しく、親身にコツや人脈を引き継いでくれる人とは限りません。まずは前任者の作成した資料などのデータ一式を引き継ぎ、ざっと流し読みしてみましょう。大体を理解したところで、前任者に引き継いだ仕事のコツを教えてもらいましょう。教えてくれなかったら聞き出すまでです。そして、その仕事に関係している人脈も教えてもらうか聞き出す必要があります。

資料やデータ、コツ、人脈を引き継いでおけば、トラブルが起きた際など対処のスピードもアップします。あなたが次の人へ引き継ぐまでは、引き継いだものは大切な財産になります。人脈やコツは特に大事な財産になるでしょう。しっかりと引継ぎを行いましょう。

 

4-3.とにかく真似ることが近道

一人前になるまでは、とにかく先輩や上司、自分の心の中で決めた師匠の真似をしてみましょう。資料の作り方や話し方、営業トーク、しぐさなどなんでもOKです。とにかくとにかく真似て真似てを繰り返します。すると、最初は「なぜ営業トークでこんなことを言うんだろう?」と思っていたことが、後々の伏線であったり、過剰な要求を受けないようにしているなどの意味があることに気付ける日が来ます。

真似をしているうちに、相手の仕事における秘訣のようなものが分かってきます。あなたも気づけば師匠くらいに仕事が早く片付けられるようになっているかもしれません。上手な模倣のスキルを身につけて、相手のスキルもそのまま模倣してみましょう。

 

4-4.2割ほどで依頼者に期待値との差を確認

初めての仕事のときには、仕事の進め方に自信がなかったりします。そんな時には、自分で2割ほどできたところで依頼者に進め方と不足している情報について確認してみましょう。早い段階で確認をすることで、手戻りや無駄な作業といったロスを減らすことができます。依頼者も早い段階で間違いや不足について気づければ、安心するでしょう。

依頼する人は、相手が自分と同程度分かっている”つもり”で伝えてしまうことが多々あります。勢いよく説明されると、聞いている側も説明の途中で質問が出来なくなってしまうこともあります。このような場合にも2割で確認するという手法であれば、そこまで手戻りもなく対応できるのでおすすめです。

 

4-5.1時間の研修が週3時間の時短につながる

仕事の上ではOJTといって、実務経験の中で教育をするという方法があります。しかし、あらかじめ知っていれば時間短縮できるものもあります。1時間の研修で、その後に週3時間の時間短縮ができるのであれば、研修を受けた方がよいでしょう。

PCのスキルや専門分野の知識などにおいては、研修を受けた方が時短効果が大きいものが多いです。例えば、キーボードのショートカットキー、簡単に資料やデータを作成できるアプリケーションの使い方など、知らなければ気づけないようなものも多くあります。研修の時間がもったいないとは思わずに、研修でこそ得れる時短スキルがあることも覚えておきましょう。

 

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5.さいごに

さいごに

 

ノウハウの多くは実践において学んでいくことが多いでしょう。経験を言葉で伝えられても、経験のない人からすればピンとこないものです。その先にあるイメージが見えてないと、理解ができないからです。ある程度は時間をかけて経験を積む必要があります。

しかしながら、昨今では短納期での要求も多く、仕事が遅ければ受注できないということになってしまうこともあります。また、働き方改革などで残業は禁止という方向に進めている企業も少なくないでしょう。限られた時間の中で成果を上げるためには、自分の仕事の処理スピードを上げる努力が必要です。

今回紹介した方法を実践して、みなさんの仕事の処理速度をあげていきましょう。

 

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