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みなさんは目先の仕事に常に追われている状態に陥っていませんか？警察の活動で例えるなら、犯人確保に追われて防犯活動が出来ていない状態です。このような状態が続いていては、時間短縮は遠ざかってしまいます。
『緊急ではない価値のあるもの』に目を向けてはいかがでしょうか。先読みして予防しておけば、後々が楽になって時間短縮につながります。
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１． 言われたことだけが仕事と考えている
上司に「〇〇〇やっておいてくれるかな？」と言われて「はい、わかりました」と仕事に取りかかるのはいいのですが、言われたことだけやればよいと思っていませんか？
例えば「〇〇の資料を作っておいて」と言われた場合、その資料が会議で使うものであれば、踏み込んだ質問があった際には詳細について答える必要があります。
まとめた資料のほかに作成に使用したほかの詳細資料も添付して渡しておけば、もらった人は踏み込んだ質問の時にも詳細について答えることが出来ますので、頼んだ人に喜ばれたりします。
また、会議で何人くらいの人が出席するのか分かっていれば、人数分の部数を用意しておけば相手は助かります。
このように、少し先を読んで相手が助かるようにしてあげることが大事であり、自分の成果を最大化できることにつながります。
２． 目先の時短や効率化に必死になり過ぎる
時間短縮することや効率よくやることに躍起になり、目先の効率化に囚われていませんか？
私の会社にもいるのですが「Excelでマクロを作って数値などを入れれば一気に出来るようになる」と言って、ほかの仕事を止めてマクロを1日かけて作成。30分くらいでほしい資料に変換できるのですが・・・手打ちでやっても半日もかからずにできる資料内容だったりします。
しかも、その資料は年に1回あるかないか程度の頻度しか作成機会がないものです。
暇であれば、先々のためにそのようなマクロを作成しておくことは十分理解できます。しかし、ほかの仕事を止めてまで頻度の少ない資料を簡単に作れるマクロを作成する必要があったのでしょうか。
ある程度フォーマット化することは意味があること思いますが、手打ちで半日かからない程度で、頻度も少ないのであれば先々を考えても時短効果は薄いものとなります。
また、繰り返し優先度を考えずに目先の効率化に囚われるので、周りの同僚からも「また始まったよ」などと言われるような始末です。
時短や効率化を進めるのはよいことと思いますが、全体を考えた上で今やるべきなのか、効率化を考えた方がよい業務なのか優先度を見極めて取り掛かる方がよいでしょう。わからない場合は先輩や上司に一言聞いてみてもよいと思います。
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３．ぶっつけ本番になり、混乱する
常に目先の仕事に追われていると、準備不足になることが多々あります。常に目先の仕事ばかりに目が向いていて準備ができなかった結果、出たとこ勝負になってしまい、本番で混乱してしまうようなことが起きてしまいます。
混乱するような事態が起きないようにするために、目先の仕事だけではなく期限などを考慮して優先順位をつけて業務を進めていきましょう。
仕事を受けてからの時間が長かったにも関わらず準備不足だったことを頼んだ相手に見抜かれると、次からは仕事を頼まれなくなります。
相手の信頼を失うことの無いように気を付けましょう。
４． さいごに
自分の行動であてはまるところはなかったでしょうか。上司や同僚、客先の信頼を失うこともあります。目先の仕事に囚われないように全体、先々を意識して予防していきましょう。
日ごろから物事に優先度をつける癖をつけて対応していきましょう。
※優先度のつけ方については『優先順位をつけて業務をサクッと終わらて時間短縮！業務処理の順番は合ってる？』をご覧ください。
