優先順位をつけて業務をサクッと終わらせて時間短縮!業務処理の順番は合ってる?

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日々仕事に追われて困っている方はいませんか?もしかして、優先度と緊急性の低い仕事を先にやっていませんか?

仕事は優先順位をつけてこなせば、締め切りに急かされることもありません。優先順位のつけ方を理解すれば、仕事に追われることもなくなります。

優先順位をつけて業務を素早く処理する時短の小技を紹介します。

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1.優先順位って、どんな基準で分けるの?

優先順位の基準は?

 

仕事に取り掛かる前に、ちゃんと優先順位をつけていますか?優先順位をつけずに仕事に取り掛かると、大事な業務を忘れてしまったり、急かされたりと、あとで大変なことになっちゃいます。

そこで、いま自分の抱えている業務を書き出して見える化(可視化)してしまいましょう。リストにして書き出すだけでも効果はありますが、ついでに優先順位も振り分けてしまいましょう。

 

図1

  図1

 

図1は優先順位をつけるためのマトリクスになります。このマトリクスの区分で抱えている業務を書き出すついでに振り分けてしまいましょう。
紙に十字線を書いて、A~Dの項目にあてはまる業務を該当のエリアへ書き出していきます。

 

A:重要であり、緊急であるもの
B:重要だが緊急ではないもの
C:重要ではないが緊急であるもの
D:重要でもなく緊急でもない

 

書き出せましたか?
振り分けが難しいという方もよくいます。
その場合、以下のように分けてみてはいかがでしょうか。

 

A:自分や周囲、得意先にとって重要で、締め切りが近い
B:自分や周囲、得意先にとって重要だが、締め切りはまだ先
C:自分や周囲、得意先にとって重要ではないが、締め切りが近い
D:自分や周囲、得意先にとって重要ではなく、締め切りもまだ先(期限がないものも含む)

 

この『重要』を『価値がある』と読み替えるといいかもしれません。

例えば、自分のスキルアップや会社の将来に必要な事柄は重要で価値があるものですね。この場合は”B”になります。

スキルアップにもなりますが次の案件に必要な資格を取得しなければならない場合、重要だし価値もあって、なおかつ緊急性も高いですね。これは”A”ですね。

自分が楽しみたいだけのものは仕事上は重要ではなく価値もない(自分にとっては価値があるかもしれませんが仕事上に限っては)ですね。ということは”D”です。仕事上での場合ですので、プライベートに関することは『時間の浪費』になるかならないかで判断するといいでしょう。

マトリクスを使って、自分の抱えている業務ややりたいことを振り分けてしまいましょう。

 

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2.どの順番で処理していけばいいの?

どの順番で処理すればいい?

 

A~Dに振り分けたけど、どの順番で処理していけばいいのでしょうか。

A > B > C > D

優先度は上記のようになります。

 

Aは『事故・クレーム対応』や、もともとはBにあったものが締め切り間近になって入ってきます。やらなければならないし、重要でもあります。
何を持ってもまずは第一優先で取り掛かりましょう。

 

Bは新しいプロジェクトの立ち上げや新入社員の教育など、緊急ではないですが重要な事柄になります。納期がまだ先の仕事などもここに入るでしょう。
重要度が高いのですから、第二優先で取り掛かります。Aの項目が片付いたら、Bの項目に手を付けていきましょう。

 

Cは重要ではないが緊急性の高いものになります。例えば得意先からの電話は出ないわけにはいきませんよね。急な頼まれ仕事もここに入ります。
頼まれ仕事については、本当に緊急なのか、なくすことが出来ないかを確認しましょう。得意先でも社内でも『要望を聞く(受け入れる)必要があるか』をよく確認して、自分でなくてもよくて手一杯なら他の人にお願いするように言いましょう。
いい顔をしたいだけであれば、そのようなことはすぐにやめましょう。

そして、Cの項目には予防線をはっておきましょう。簡略化、そもそも必要なのかをよく確認して廃止できるものは廃止しましょう。

 

Dの項目は重要性も緊急性も低いものです。得意先との無駄な雑談や、資料をすごくこだわってきれいに仕上げたりという事柄が入ります。ネットサーフィンや会議で脱線した話などもこの項目に該当します。

この項目に入るものはどんどんやめていきましょう。A~Cが何もなければやってもいいとは思いますが・・・

 

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3.全部やろうとしてませんか?

全部やろうとしてませんか?

 

マトリクスで紹介したCの項目に入る事柄で、全部やろうとして手一杯になっている人を見かけます。それって本当にやる必要がありますか?と聞きたくなってしまいます。

全部を自分でやろうとしなくてもいいんです。その為の会社であり、集団なのですから。まずは第一優先の中で、さらに最重要なものを見極めて処理していきましょう。

経費精算などの雑務から処理する人がいますが、まずは第一優先から処理しましょう。経費精算は1週間以内であればまだ期限は先なので、今日、明日などのもっと期限の近いもので重要なものから処理する癖をつけていきましょう。

 

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4.さいごに

さいごに

 

優先順位をつけて処理すれば、おのずと処理が早くなっていくことが実感できます。少なくとも締め切りに追われることはなくなるでしょう。

いくらやっても終わらないのであれば、業務が多すぎるか全部やろうとしているかのどちらかの可能性が高いです。自分の抱えている業務、本当に自分でなければいけないのか、本当にやる必要があるのかを検討してみましょう。

ほかの小技、時短技を組み合わせて毎日定時を実現しましょう。