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今回は、手順を伝える方法や、手順化したときに効果のあるもの、手順化のデメリットの部分について紹介します。
手順化＝マニュアル化 ですが、様々な効果がある一方で、過度な手順化によって作業者側のモチベーション低下を招いたり、手順化したのに内容が伝わっていないことがあったりします。効率よく手順化の効果を発揮するためには、手順化して効果のあるものを見極めていく必要性があります。
このページに書いてある内容を理解すれば、手順化して効果を発揮できるようになり、あなたや周囲も効率良く動けるようになります。
仕事を短時間で終わらせられるようになれば、過度な残業も避けられて休日もしっかりと確保できて、仕事もプライベートも充実した生活が期待できますね。
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１．手順化したものを伝える方法は？
手順化は相手に伝える手段として『目で見て盗め』といった昔ながらの職人気質の方法ではなく『マニュアル化』して書面で伝えていくことにメリットがあります。では、口頭で指導した場合と書面で指導した場合ではどちらが効果があるのでしょうか？
口頭では相手の表情を見ながら指導できるので、相手の把握具合がわかったりすることで相手に応じて説明のスピードや内容を掘り下げたりできる部分がメリットとしてあげられます。しかし、マンツーマンで一人の指導者の時間がとられるので、時間効率が悪く、複雑な事柄も伝わりにくく、曖昧な説明によって相手が間違って理解してしまうことなどがあります。
一方、書面で伝える方法で指導する場合には、複雑な事柄でも図や解説でわかりやすく明確に伝えることが出来ること、一度マニュアルの作成が終わってしまえば一度に多い人にも同時に指導できることがメリットになります。デメリットとして、マニュアルを作成するためにかなりの時間を要すること、質問があっても聞くことができないことがあげられます。
２．ゴールがわかってるときは書面がいい
ある実験で、書面で伝える方法と口頭で伝える方法である課題のものをつくってもらうということをした時の脳の活性具合を見るというものがありました。結果として書面で伝えた方が脳の活性化がみられ、認知機能が高まりました。
ものを作るときは書面の方が自分のペースで出来るということが理由としてあげられます。
ものを作るときにように最終的に出来上がるものが想定できれば、口頭よりも書面で伝える方がいいということになります。つまり、ゴールが明確にできるものであれば、書面の方がいい効果が得られます。逆に、流動的であったり、人とのコミュニケーションによるものは書面によるマニュアル化は避けた方がいいということが言えます。
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３．手順化も過度になるとモチベーションが低下する
効果を考えるとなんでも手順化すればいいのでは？と思ってしまうところですが、過度に手順化を進めてしまうと作業者のモチベーションの低下が起きてしまいます。
1つは細かく手順化して使いにくくなってしまうこと。もう一つは、そもそもその作業の意味や目的を理解せずに進めてしまい、手順のための手順になってしまうことです。
そもそもの手順化の目的は何でしょうか？それを忘れてしまって『手順化のための手順化』になってしまっては、意味のない手順化になってしまいます。
機械的に作業を進められて時間短縮等の効果は得られますが、デメリットも潜んでいることを踏まえて、本来の目的を忘れずに手順化をすすめる必要があります。
４．まとめ
・手順化はゴールが明確にできるものに効果がある
・流動的なもの、コミュニケーションが深く関わるものには適さない
・過度に進めると使いずらくなったり、モチベーション低下がおきる
・本来の目的を忘れずに手順化を進めていくことが大事
機械的になって対応も機械的になってしまっては相手を怒らせるなど、デメリットが目立ってしまう状態になってしまいます。
本来の目的を忘れずに、手順化するものを見極めて進めていきましょう。
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