計画的な仕事の進め方で残業を減らそう

計画的な仕事の進め方で残業を減らそう

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みなさんは計画的に仕事を進めていますか?行き当たりばったりで、その場その場で仕事を進めていると優先すべき事項を見逃したり、残業が多くなってしまったりします。

計画的に仕事を進める方法が分かっていれば、あとはやるだけで自然と計画的に仕事を進められるようになります。周りにも迷惑かけずに感謝される仕事ができるようになりますね。

計画的に仕事を進めて主導権を握り、その日暮らしの仕事を脱出する方法を紹介します。

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1.自分の仕事の進め方、無計画になってませんか?

自分の仕事の進め方、無計画になってませんか?

 

自分ではそう思っていなくても、周りから見ると無計画に見えていることがあります。でも、周りに「私って無計画ですか?」とはなかなか聞けませんよね?
そこで、次の質問に当てはまるか、自分の仕事を振り返ってみてください。

・上司、同僚に優先順位を確認するよりも、自分のできることから進めていく
・計画を立てるよりも目の前の仕事を終わらせていく

 

どちらかに当てはまっているな~と思った方、要注意です。あなたは無計画な仕事の進め方をしている可能性が高いです。そんなあなたにいくつかの方法を紹介します。

 

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2.優先度を見極めて仕事の主導権を握る

優先度を見極めて仕事の主導権を握る

 

場当たり的=無計画 な仕事のこなし方があなたの残業の原因かもしれません。野球で言えば、来た球をがむしゃらに打ち返すのではなく、どんな球が来るかを予測しながら、ヒットにする確率の高い球を確実に打ち返していく方法にスタイルを変えていくことが必要です。
『球』を『仕事』と置き換えて読んでみてください。

自分に振られた仕事をただやっつけていくのではなく、それぞれの仕事の優先度を確認して、優先度の高い仕事をやっつけていくようにしましょう。優先度を見極めて処理することによって、仕事の主導権を握っていくのです。
仕事の主導権を握れれば、慌てることなく確実に仕事を処理していくことが出来ます。

突発的な仕事もあるし、計画してもうまくいかない時もあるでしょう。しかし、少し先まで仕事の計画を立てておけば、優先度を見極めて突発的な仕事もうまく対処できるようになります。
一度うまくいかないからと諦めず、根気よく計画的に進めていけば自ずと結果は見えてきます。

 

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3.新人~3年目までしか場当たり的なことは許されない

場当たり的なことは3年目まで

 

新人のうちは力量もないので、場当たり的に目の前の仕事を1つずつやっつけていくしかないでしょう。しかし、そのまま場当たり的な仕事の進め方をしていては上司、会社からは評価されません。上司、会社はあなたが優先度を見極めて重要な仕事から処理し、確実に成果を上げていくことを望んでいます。

 

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4.仕事を計画的に進めて成果を上げるには?

仕事を計画的に進めて成果を上げるには?

 

計画的に進めることが重要なのはわかったけど、具体的にはどうやって進めればいいの?こんな声が聞こえてきそうですね。具体的にどんな風に進めればいいか紹介します。

 

4-1.自分の抱えている仕事を書き出してみる

人間の脳はそこまで賢くありません。経験から先読みする力はPCよりも人間の方が優秀でしょう。
しかし、精密に、素早く、指示を記憶し、指示通りにやることに関してはPCが優れています。

あなたは頭で記憶して、その記憶を整理して、考えて、そして作業をします。あなたの頭を考えることに集中したら、もっと効率よくなるのではないでしょうか。もしすべてを頭でやっているなら、自分の脳に過酷な重労働を強いているかもしれません。

脳が疲れ切ってしまうまえに、まずは自分の仕事を書き出してみましょう。そして、優先度をつけて整理してみましょう。紙やデータの上で記憶して整理をさせれば、あとは見て作業することに集中できます。

計画的にするというのは、決めなければいけない作業をまとめて実行することで効率よく処理することに繋がります。ですから、書き出して優先度を見極めましょう。
優先度のつけ方は『業務処理の順番は合ってる?優先順位をつけて業務をサクッと終わらる時短の小技』を参考にしてみてください。

そして、計画を整理するのは朝がお勧めです。
なぜ朝なのか・・・というのは『朝型で効率よく仕事を片付けて時間短縮!朝は脳のゴールデンタイム!』をご覧いただければ理由が分かります。

 

4-2.優先順位に困ったら上司、先輩に相談しよう

早速やってみよう!と始めたのはいいものの、どっちを優先すべきか迷うことがあるでしょう。こっちを先にやるか・・・でも、こっちの方を先にやった方が・・・と、こんな感じですよね?そんなときは上司を頼って解決しましょう。

上司はあなたより先に生まれただけの理由で上司になっているわけではありません。少なからず仕事で成果を出したからこそ、上司になったんです。その上司の能力を活用するのは部下であるあなたたちです。

上司は仕事を適所に振り分けて、チームの効率を最大限に引き出すのが役目です。あなたが困って作業が進まないのであれば、すぐに上司に相談しましょう。相談されれば、上司も助言してくれるでしょう。

もし上司に相談できる状況でなければ、仕事を振った先輩でもいいです。仕事を振った人に相談すれば、その仕事の重要度はよくわかっているはずです。二人の先輩から仕事を振られたのであれば、その二人に優先度をつけてもらいましょう。

 

4-3.計画した作業時間と実際の時間に差がないか確認する

計画して、優先度も決めて、いざ作業にとりかかる・・・前に、作業時間が見積もった時間と差がないか確認しましょう。仕事を始める前に、これからする作業がどのくらいの時間かかるのかは計画しているのでわかると思います。まずはこれからやる仕事の時間を確認して、計画時間内に終わるように進めましょう。

その後、実際にかかった作業時間が計画した時間と差があるかを確認しましょう。もし差が大きければ、計画時に何かを見落としている可能性があります。見落としている部分があれば、次に同じ仕事をする際には計画時に作業時間の見積もりを間違えないようにしましょう。

作業時間の見積もりは、計画して実際にやって、確認することの反復でしか精度は上がりません。計画していなければ始まらないことですので、計画がいかに大事なことかわかるでしょう。何度も反復して作業見積もりの精度を上げていきましょう。

 

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5.さいごに

さいごに

 

計画的に仕事を進めることが出来ずに残業が多い方、よく見かけます。私も若いときは出来ていませんでしたが、ある時からは計画して進めるようにしました。すると、それからは残業が減ったり、予定よりも少ない時間で進めることが出来るようになりました。

日々の積み重ね未来のあなたをつくります。根気よく、繰り返し反復することで未来のあなたは効率よく仕事ができる人に近づきます。

計画的に仕事を進めて時間短縮に努めましょう。