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今回は、業務改善によってみんなで効率化することについて紹介します。
あなたの会社では『常に業務改善していこう』という言葉を掲げて取り組んでいたりしますか？実は、業務改善には順序がありますが、この順序に当てはめてやっていないために成果がでないことも多いです。
業務改善の手順を間違えずに実行していけば、みんなで効率化の恩恵を受けて残業時間を削減できると思います。
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１．業務を見直す手順は？
業務改善に先立って、現在の業務を見直す必要があります。急に業務が変わるわけではありませんので、現状の業務をベースに考えていく必要があるからです。ガラッと変えてしまうと現場が混乱する恐れもあります。
業務改善のためには、見直す手順があります。
取り除く：今の業務をなくす（減らす）ことができるか？
繋げる：今ある業務を一つにまとめることはできるか？
組み替える：今の業務の順序や方法を変えることができるか？
単純にする：それぞれの業務を単純にできるか？
上記の順序で業務を見直していくことで業務の改善を図っていきます。
２．取り除く
最初に「取り除く」ことを考えていきましょう。現在の業務で二度手間やムダを省くことが主な目的です。
ムダを省くためには、検証する業務の目的を正しく把握する必要があります。本当に必要がある業務まで省いてしまう可能性があるからです。
取り除く業務として代表的なものは以下の通りです。
・資料作成
・会議
・打ち込み業務
注意してほしいのは、資料作成の業務です。不要と思って排除したら、実はその資料がないと振り返りが出来ないなど、あとで気づくことになります。
本当に不要な業務なのか、しっかりと検証をしましょう。
３．繋げる
ムダを省いたら、次は複数の業務をまとめたり、同時に実行したりすることで時間短縮を図ります。バラバラに実施するよりも一緒にやってしまった方がいい業務は思い切ってまとめてしまいましょう。
まとめた方がいい業務としては、以下のようなものが挙げられます。
・会議をまとめる
・研修をまとめる
・業務のシステム化をする
同時に実行できるものやまとめることで効率がよくなる業務を検証してみましょう。
４．組み替える
まとめることが出来たら、次は業務の順序の入れ替えや方法を変えてみましょう。業務の工程を見直してみることで、入れ替えたら劇的に効率がよくなることもあります。また、あらかじめ次の業務に対応するテンプレートやフォーマットを用意しておくことも必要です。
既存の方法や順序に固執せずに、さらに効率よく出来る順序に変えましょう。
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５．単純にする
ここまで出来たら、最後は業務の簡素化を図って単純な作業に変えていきましょう。単純な作業に出来れば時間は短縮できます。
簡素化するといっても、そう簡単には出来ない部分もあります。そこで、ツールやシステムを活用しましょう。
今やPCは一人に一台が当たり前の時代になりました。アプリケーションで解決する問題であれば、積極的に導入していきましょう。
また、不定期な会議を定例化したり、情報共有するシステムを導入するなどして業務の簡素化を進めましょう。
６．さいごに
業務改善はほとんどの企業が常に取り組んでいることと思いますが、効率化による時間短縮は企業の利益となるだけではありません。働いている社員にとっても残業の減少や利益向上による給与・賞与の改善など、個人にも恩恵があります。
効率化によってみなさんが利益を得られるシステム構築に励みましょう。
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